Антикризовий дизайн
У важкий період столичні компанії зіткнулися з необхідністю економити. Сьогодні вони стали більш передбачливо відноситися до витрат, особливо до орендних платежів. Серед основних антикризових завдань з'явилася ще одна: зберегти функціональність офісу і комфортність робочих місць на невеликій площі.
Прощання з простором
По аналітичних оцінках експертів ринку комерційної нерухомості, тільки осінню 2008 р. ціни і орендні ставки знизилися на 25-40%, а в 2009 році вона може подешевшати ще на 20-40%. У останньому кварталі попит на офіси значно скоротився. "На ринку оренди в жовтні 2008 року також різко збільшилася сумарна площа експонованих об'єктів – на 57% в порівнянні з вереснем, а в листопаді вона зросла ще на 6%, – говорить Денис Колокольников, генеральний директор компанії RRG (консалтинг у сфері комерційної нерухомості). – З жовтня почалося зменшення цін і в сегменті оренди, і в сегменті продажу. За жовтень зниження ціни пропозиції на ринку купівлі-продажу склало 2,6%, за листопад вона знизилася ще на 2,3% до значення $6313 за кв. М. Средняя орендна ставка в кінці осені в порівнянні з локризовими літніми місяцями виявилася нижчою на 19%".
Ситуація пов'язана з тим, що багато компаній у вигляді антикризових мерів скоротили штат співробітників, а також стали більш зважено підходити до питання використання офісного метражу. Деякі вирішили виживати в кризі за допомогою радикальних мерів: переїзду в приміщення меншої площі або скорочення розмірів власного приміщення, здавши надлишки в суборенду. "Ця тенденція відбилася на організації простору, – говорить Олександр Бандуркин, партнер компанії "Астарта престиж", виробника систем перегородок. – Клієнти прагнуть планувати офіси компактніше, при цьому зберігаючи кількість робочих місць і функціональні зони".
В тісноті, та не в образі
Із-за високих орендних ставок комерційної нерухомості російські компанії і раніше не відрізнялися марнотратством в питаннях використання площ. Проте, щоб справити враження на клієнтів і партнерів, під зону ресепшн все частіше відводили просторі приміщення. При цьому обробка також повинна була здивувати відвідувача дорожнечею і стилем. Криза примушує переглядати орієнтири. Наприклад, компанії-аутсорсери – PR-агентства, тренінговиє, консалтингові фірми – в плануванні взагалі можуть відмовитися від фронт-офіса. "В основному ми проводимо виїзні зустрічі на території замовника. Так зручніше обом сторонам: клієнт не відволікається від своєї роботи, а наші менеджери мають наочне уявлення про діяльність компанії-партнера, – говорить Сергій Пархоменко, генеральний директор PR-агентства Ідеї Рішення. – Для гостей в офісі є приватна зона, де можна поговорити і попити чаю".
Відмовитися від приймальні директора – раціональний крок для багатьох організацій. Помічника може замінити секретар з ресепшн, там же можуть почекати гості керівника.
Зали для брифінгів, переговорів і семінарів, які теж є частиною фронт-офіса, можна замінити одним приміщенням з багатофункціональними меблями. Вона за декілька хвилин змінить планування під потрібний захід. "Якщо переговорну кімнату розмістити поряд з кабінетом керівника і встановити між ними розсувну систему перегородок, то змінюватися зможе не тільки призначення, але і площа приміщення, – пояснює експерт "Астарта престиж". – Так само можуть розділятися також дві маленькі переговорні або переговорна і зона відпочинку".
В межах комфорту
Проте такі компанії, як банки, страхові фірми, клініки, ні за яких обставин не пожертвують клієнтською зоною. Комфортний зал очікування для них – застава зручності відвідувачів, а значить, ефективної роботи.
В цьому випадку оптимізувати прагнуть робочу зону. У приклад можна привести фитнес-центры, де клієнтська зона – тренажерний або спортивний зали. Приміщення для співробітників тут можуть бути зовсім невеликі. "Кабінет для менеджерів у нас всього 8 квадратних метрів, в нім – шість робочих місць для дев'яти чоловік, – говорить Денис Демочкин, представник спортцентра "Zebra-fitness". – Вони працюють по змінах, місця вистачає всім. Площу займають тільки столи і тумбочки, для документів і особистих речей використовуємо навісні полиці".
У багатьох випадках ефективніше відмовитися від кабінетної системи і розмістити співробітників у відкритому просторі. Проте його теж необхідно використовувати раціонально. "Буває, що робочі місця розташовані за принципом "скільки помістилося меблям", тому багато квадратних метрів простоює під шафами і тумбами, – вважає Олена Філінова. – Скорочення площі у такому разі особливо не гнобитиме співробітників, але принесе вигоду керівництву".
Якщо спочатку приміщення не розбите на кабінети, то робити це за допомогою капітальних стенів, проводячи ремонт, на думку експертів "Астарта престиж", не стоїть. "Якщо використовувати мобільні перегородки, то можна в доступного виконання створити окремі кабінети для менеджерів, – пояснює Олександр Бандуркин. – При цьому конструкції заввишки 2 метри не порушують принцип відкритого планування і дозволяють використовувати єдину систему вентиляції і кондиціонування в приміщенні".
Ставка на ергономічность
Безумовно, скорочення робочого простору компаній – це вимушена міра. Але психологи відзначають ряд переваг компактних офісів перед масштабними. "У невеликих фірмах часто вище згуртованість колективу, міцний командний дух, позитивна атмосфера, цілеспрямованість співробітників, орієнтація на результат", – вважає психолог-тренер Андрій Мамонтов. Компактний open space дозволяє всім співробітникам бути в курсі подій, що відбуваються, особливо якщо йде робота над загальним проектом. Переговорна суміжна з кабінетом керівника – це не тільки постійний контроль, але і необхідна допомога у відповідальний момент.
Навісні полиці замість шаф і тумбочок дозволяють потрібним документам бути на відстані витягнутої руки і економити як мінімум 20 робочих хвилин в день на ходіння по офісу.
Оптимізуючи офісний простір, можна паралельно знайти ефективні вирішення перерозподілу функціонала співробітників. Наприклад, замість особистого помічника директора можна узяти ще одного менеджера, а завдання першого перекласти на секретаря.
"Невеликий офіс швидше незвично, чим погано, – вважає Олена Філінова. – Відсутність кухні, наприклад, – це можливість прогулятися в обідню перерву, спробувати блюда різних ресторанів, краще дізнатися район". Також психологи рекомендують п'ятихвилинки "кофе-брейков" проводити стоячи з чашками. За цей час можна зняти стрес, швидко обмінятися оперативною інформацією, проблемами і навіть знайти несподіване рішення.
Світлана Топав, експерт компанії "Астарта престиж"